土曜日の試食付きブライダルフェアに、予約が4組入っています。担当のプランナーを決め、試食の料理を4組分用意し、会場の案内の順番も組みました。ところが開始時刻を過ぎても1組が来ません。電話をかけてもつながらず、あとで届いたメールには「別の会場で決めたので」とありました。用意した試食と、空けておいたプランナーの時間は、ほかの組には回せません。

先に、要点をまとめます。

  • 予約のときに、来館する人数、当日つながる連絡先、所要時間、ほかの会場を同じ日に回るかを確かめる。聞いておくと、来館前の連絡と当日の段取りが組める
  • 予約の後は、控え・3日前の確認・前日の案内の3回に分けて連絡し、どの連絡にも日程変更の方法を載せる。予定が合わなくなったカップルが、連絡しないまま来ない状態を減らせる
  • 無料の見学やフェアは料金で抑えにくいので、連絡のない不来館を「連絡のある日程変更」に変えることを目標にする。有料の試食会で取り消し料を設けるときは、消費者契約法の上限に気を付ける

以下、予約したカップルが来館しない理由、予約のときに確かめること、予約後の連絡、日程変更と取り消しの受け方、試食付きフェアの準備、来館しなかった方への連絡、起こりやすい失敗を順に整理します。来館後のフォローと成約までの流れは、結婚式場のブライダルフェア成約率を上げる方法｜来館後フォローと予約導線を仕組み化するで扱っています。この記事は、予約が入ってから来館するまでの間に絞ります。

予約したカップルが来館しないのはなぜ？

複数の会場を同時に予約している、予約したことを忘れている、日程が合わなくなったが変更の方法が分からない、当日の流れが分からず不安になる、の4つが重なっているからです。

会場探しの時期のカップルは、ポータルサイトや式場のホームページから、いくつかの会場をまとめて予約することがあります。予約が入った時点では、どの会場を本命にするか決まっていないこともあります。

来館しない理由式場側で起きること予約の段階でできること
複数の会場を同時に予約している先に回った会場で決まり、残りの予約は連絡なく来ない同じ日にほかの会場を回るかを聞き、到着時刻と所要時間を合わせる
予約したことを忘れている予約から来館日まで日数が空くと、当日まで思い出さない来館の3日前と前日に連絡する
変更の方法が分からない予定が合わなくなっても、電話をかけるのをためらって連絡しないどの連絡にも日程変更の方法を載せる
当日の流れが分からない所要時間・駐車場・服装が分からず、行く前に気持ちが離れる控えと前日の案内に、所要時間と当日の流れを書く

いちばん左の列のうち、式場が直接変えられるのは2行目から4行目です。1行目の「ほかの会場で決まった」は防げませんが、連絡を受け取れれば、その枠をほかのカップルに回せます。

予約のときに何を確かめる？

来館する人数、当日つながる連絡先、所要時間への了解、ほかの会場を同じ日に回るか、試食付きの場合の食物アレルギーの5つです。予算や招待人数は、来館してからプランナーが聞きます。

予約画面の項目を増やすと、予約の途中でやめる方が出ます。予約の段階では「来館の日の段取りに必要なこと」だけを聞きます。

確かめること理由予約画面での聞き方
来館する人数試食の数、席、案内する人数が決まる「おふたり」「ご家族も同伴」などを選んでもらう
当日つながる連絡先遅れや不来館のときに連絡がつく電話番号とメールアドレス。LINEで連絡を受けたいかも選べるようにする
所要時間への了解「1時間で終わると思っていた」を防ぐフェアごとの所要時間を表示し、確認のチェック欄を置く
同じ日にほかの会場を回るか到着時刻がずれる、途中で切り上げる、を見込める「同じ日にほかの会場の見学予定がある」を選択式で聞く
食物アレルギー（試食付きの場合）料理の作り分けに日数がかかる来館する方全員の分を入力できる欄にする

「同じ日にほかの会場を回る」と答えたカップルには、到着時刻を前後どちらに動かせるかを控えの連絡で聞いておきます。前の会場が長引いたときに、遅れて到着しても案内できる順番を組んでおけば、「間に合わないから行かない」を減らせます。

予約の後はいつ何を送る？

予約完了の控え、来館の3日前の確認、前日の案内の3回です。どの連絡にも、日程変更の方法と式場の連絡先を載せます。

結婚式場の見学・ブライダルフェア予約から来館までの連絡を示す図。予約時に人数・連絡先・所要時間・同日の他会場・アレルギーを確かめ、予約完了の控えで日時と所要時間と変更方法を渡し、3日前に予定の確認と試食の人数を確定し、前日に担当者名と道順と当日の連絡先を送り、当日は遅れの連絡を受けて案内の順番を組み替える5段階を示す。結婚式場の見学・ブライダルフェア予約から来館までの連絡を示す図。予約時に人数・連絡先・所要時間・同日の他会場・アレルギーを確かめ、予約完了の控えで日時と所要時間と変更方法を渡し、3日前に予定の確認と試食の人数を確定し、前日に担当者名と道順と当日の連絡先を送り、当日は遅れの連絡を受けて案内の順番を組み替える5段階を示す。
送る時期送る内容ねらい
予約完了のとき日時・フェアの内容・所要時間・持ち物・駐車場・日程変更の方法・連絡先予約の内容をカップルの手元に残す
来館の3日前「ご予定に変わりはありませんか」、日程変更の方法、試食の人数の最終確認予定が変わった方に、早めに変更してもらう
来館の前日担当プランナーの名前、当日の流れ、道順、遅れるときの連絡先当日の不安を減らし、遅れても連絡してもらう

3日前の連絡は、日程変更をお願いする連絡ではなく、予定を確かめる連絡として書きます。「変更する場合はこちらから」と1行添えるだけで、変更しやすくなります。

前日の案内は、担当者の名前を入れると「誰が待っているか」が伝わります。次は、前日の案内の文面の検討例です。実在の式場の文面ではありません。自社のフェアの内容と連絡手段に置き換えて確認してください。

「明日11時からのブライダルフェアのご案内です。当日はプランナーの◯◯がご案内します。会場見学、試食、ご相談で約3時間です。駐車場は正面入口の左手にあります。ご到着が遅れる場合や、ご都合が悪くなった場合は、こちらの電話番号か、下のリンクからご連絡ください。」

予約の確認や来館前日の案内は、予約の内容を伝える連絡です。新しいフェアやキャンペーンのお知らせを送る場合は、広告・宣伝のメールとして特定電子メール法の同意と表示が必要になります。同意の取り方は、結婚式場の挙式後アフターフォロー｜記念日の案内と来館イベントを続ける方法で整理しています。

日程変更と取り消しは、どう受ける？

変更と取り消しは、電話に加えて、控えのリンクから空いている日時を選び直せるようにします。無料の見学やフェアでは、料金ではなく変更のしやすさで、連絡のない不来館を減らします。

予定が合わなくなったカップルのうち、電話をかけてまで変更する方ばかりではありません。営業時間が合わない、断りの電話をかけにくい、という理由で連絡しないまま当日を迎えることもあります。

  • 変更: 控えのリンクから、空いているフェアの日時を選び直せるようにする。変更したら、新しい日時の控えを送り直す
  • 取り消し: 理由は選択式で任意にし、「別の会場で決めた」も選べるようにする。理由を書かなくても取り消せるようにする
  • 取り消しの期限: 試食の仕込みに必要な日数から、「◯日前までにご連絡ください」と決め、控えに書く

有料の試食会や体験イベントで取り消し料を設ける場合は、消費者契約法第9条第1項第1号に注意します。契約の解除に伴う違約金などを定める条項のうち、同じ種類の契約の解除で事業者に生じる「平均的な損害の額」を超える部分は無効とされています（e-Gov法令検索「消費者契約法」）。金額の決め方に迷う場合は、弁護士など専門家に確認してください。

予約の変更と打ち合わせの日程を同じ台帳で扱う方法は、結婚式場の打ち合わせ管理を効率化する方法｜ダブルブッキング防止とCRM一元化にまとめています。

試食付きフェアの準備は、どう合わせる？

試食の人数を確定する締切を決め、3日前の連絡で最終人数を確かめます。締切後に来館しなかった組の分をどう扱うかも、厨房と先に決めておきます。

試食付きのフェアは、来館しない組が出ると料理と食材がそのまま残ります。予約の段階と3日前の連絡で、次の順に人数をそろえます。

  • 予約のとき: 来館する人数とアレルギーを聞く
  • 締切日: 厨房が仕込みを始める日から逆算して決め、控えに書く
  • 3日前の連絡: 来館する人数とアレルギーに変わりがないかを確かめる
  • 締切後の変更: 増える場合に何名まで対応できるか、減る場合の料理をどうするかを厨房と決めておく

フェアの日ごとに「受ける組数」を、試食を出せる数とプランナーの人数のうち少ないほうで決めておくと、当日に案内が重なることも防げます。

来館しなかった方には、連絡する？

連絡は1回だけにし、責めない文面で、別の日程を選べることを伝えます。返事がなければ、それ以上は送りません。

連絡がないまま来館しなかったカップルにも、事情があったかもしれません。前日までに連絡できなかったことを責める文面にすると、その後の検討の候補から外れます。

  • 送る時期: 当日の夕方か翌日に1回
  • 書くこと: 「本日はお会いできず残念でした」「ご都合のよい日があれば、こちらから選べます」と、日程を選び直す方法
  • 書かないこと: 不来館を責める言葉、来館を急がせる言葉、フェアの特典の期限

来館しなかった理由が分からないままでも、何組がどの経路から予約して来館しなかったかを記録しておきます。経路ごとに数えておくと、次の繁忙期に3日前の連絡を強めるべき経路が分かります。

起こりやすい失敗は？

「控えに変更の方法がない」「前日の案内だけで済ませる」「来館しなかった方に何度も連絡する」の3つです。

失敗例1: 予約完了の控えに、日程変更の方法が書かれていない。 変更したいカップルが電話番号を探し、営業時間外であきらめます。控え・3日前・前日のどの連絡にも、変更の方法を載せます。

失敗例2: 前日の案内だけで済ませる。 前日に予定が合わないと分かっても、試食の仕込みは終わっています。3日前に一度確かめると、試食の人数を変えられる時点で変更を受け取れます。

失敗例3: 来館しなかった方に、何度も来館を促す連絡を送る。 別の会場で決めた方にとっては負担になり、式場の印象も悪くなります。連絡は1回にし、日程を選び直す方法だけを伝えます。

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よくある質問

Q. ブライダルフェアの予約で、何を確かめておけばよいですか？

A. 来館する人数、当日つながる連絡先、所要時間への了解、同じ日にほかの会場を回るか、試食付きの場合の食物アレルギーの5つです。予算や招待人数は、来館してからプランナーが聞きます。

Q. 予約の後は、いつ連絡すればよいですか？

A. 予約完了の控え、来館の3日前の確認、来館前日の案内の3回です。どの連絡にも日程変更の方法と式場の連絡先を載せると、予定が変わったカップルが連絡しやすくなります。

Q. 無料のブライダルフェアで、取り消し料を設けるべきですか？

A. 無料の見学やフェアでは、料金ではなく日程変更のしやすさで、連絡のない不来館を減らす方法を先に整えます。有料の試食会などで取り消し料を設ける場合は、消費者契約法第9条第1項第1号により、平均的な損害の額を超える部分は無効になる点に注意し、専門家に確認します。

Q. 来館しなかったカップルに連絡してもよいですか？

A. 当日の夕方か翌日に1回、責めない文面で、別の日程を選び直す方法を伝えます。返事がなければ、それ以上は送りません。新しいフェアの案内を送る場合は、特定電子メール法に沿った同意が必要です。

まとめ

  • 予約のときに、来館する人数・連絡先・所要時間・同日のほかの会場・アレルギーの5つを確かめる
  • 控え・3日前・前日の3回に分けて連絡し、どの連絡にも日程変更の方法を載せる
  • 無料のフェアは変更のしやすさで、有料の試食会は消費者契約法の上限を確かめたうえで取り消しの条件を決める
  • 試食の人数は締切と3日前の確認でそろえ、日ごとに受ける組数を決める
  • 来館しなかった方への連絡は1回だけにし、経路ごとに記録を残す

まずは先月のフェアの予約一覧を開き、来館しなかった組について、予約の経路と、予約から来館日までの日数を書き出してみてください。日数が長い予約が多ければ、まず3日前の確認を足すところから始めます。フェアと見学の予約受付、来館後の顧客管理とフォローメールを1つの仕組みで扱う方法は、結婚式場・ブライダル向けの予約・顧客管理システムで紹介しています。