ショートステイの生活相談員の机には、ケアマネジャーからの電話のメモとFAXの申込書が重なっていきます。「来月の10日から3泊、空いていますか」「男性で多床室です」。空床表を見て答え、利用者の状態を聞き、送迎の住所を確かめ、折り返しの電話をかける。1件の利用を決めるまでに、電話が何往復もかかることがあります。
先に、要点をまとめます。
- 空き状況は日付ごとに「空きあり・要相談・満床」の目安で公開し、更新した日時を添える。確定ではなく目安と書いておけば、照会の最初の電話を減らせる
- 照会はWebの申込で受け、受け入れの判断と確定の連絡は生活相談員が行う。Webで決めるのは「申込を受け取ったこと」まで。医療的なケアや夜間の体制が関わる判断は人が行う
- 申込の時点で、利用日数のルールに関わる情報（連続の日数、認定の有効期間）を受け取る。連続30日を超える利用や長期の利用は、受け付ける前にケアマネジャーと確認する
以下、電話の往復が増える理由、空き状況の見せ方、申込で受け取る項目、受け入れの判断と返信の分担、利用日数のルールの扱い、変更・取り消し、導入の順番、起こりやすい失敗を順に整理します。
ショートステイの予約で電話の往復が増えるのはなぜ？
ケアマネジャーが知りたいこと（空きがあるか）と、施設が知りたいこと（受け入れられる状態か）が、最初の電話の時点でそろっていないからです。
ショートステイの利用は、多くの場合、ケアマネジャーが施設に空きを照会し、申込書を送り、施設が受け入れを判断する流れで決まります。それぞれが知りたいことを並べると、次のようになります。
| 立場 | 知りたいこと | 分からないと起きること |
|---|---|---|
| ケアマネジャー | 希望の日に空きがあるか、男女・居室の種類は合うか | 複数の施設に順番に電話をかける |
| ケアマネジャー | 送迎の範囲、受け入れられる医療的なケア | 申込のあとで断られ、別の施設を探し直す |
| 生活相談員 | 利用者の要介護度、認定の有効期間、心身の状態 | 受け入れの判断ができず、折り返しの電話が増える |
| 生活相談員 | 服薬・食事の形態・認知症の状態、送迎先の住所 | 利用日の直前に確認の電話をかける |
上の2行は施設が先に公開しておける情報、下の2行は申込の時点で受け取れる情報です。どちらも電話の会話の中で一つずつ確かめているため、往復が増えます。
空き状況はどう公開する？
日付ごとに「空きあり・要相談・満床」の3段階で示し、男女と居室の種類（個室・多床室）を分けて、更新した日時を添えます。照会の目安として公開し、予約の確定には使いません。
ショートステイの空床は、入所中の方の延長や体調の変化で日々動きます。公開した空き状況どおりに必ず受けられるとは限らないため、「この表は目安です。利用の確定は申込の後に生活相談員からご連絡します」と表の上に書いておきます。
公開の例として、鹿児島市はショートステイ（短期入所生活介護）の空き情報を、施設ごとの一覧と問い合わせ先で掲載しています（鹿児島市「ショートステイ(短期入所生活介護）空き情報」、2026年10月13日確認）。自治体の一覧に載せるかどうかとは別に、自施設のページに同じ目安を出しておくと、ケアマネジャーは電話をかける前に候補を絞れます。
空き状況の表に入れる項目は次のとおりです。
- 日付: 少なくとも翌月末まで。先の日付ほど「要相談」が増えてよい
- 男女と居室の種類: 「男性・多床室」「女性・個室」など、受け入れの単位で分ける
- 状態: 空きあり・要相談・満床の3段階
- 更新日時: 「10月13日 17時更新」のように書く。更新が止まっている表は、電話での確認を増やす
- 送迎の範囲: 送迎できる地域と、範囲外の場合の扱い
照会・申込のときに何を受け取る？
利用希望日、利用者の基本情報と要介護度・認定の有効期間、心身の状態と必要なケア、送迎の要否と住所、ケアマネジャーの連絡先の5つのまとまりです。
| まとまり | 受け取る項目 | 使い道 |
|---|---|---|
| 利用希望日 | 入所日・退所日、第2希望、急ぎかどうか | 空床と照らして受け入れの可否を見る |
| 利用者の基本情報 | 氏名・性別・生年月日、要介護度（要支援を含む）、認定の有効期間 | 居室の割り当てと、利用日数の確認 |
| 心身の状態とケア | 服薬、食事の形態、移動の方法、認知症の状態、必要な医療的なケア | 夜間の体制で受け入れられるかの判断 |
| 送迎 | 送迎の要否、送迎先の住所、玄関から車までの介助 | 送迎の担当と時間の割り振り |
| ケアマネジャー | 事業所名、担当者名、連絡のつく時間と方法 | 受け入れの返信と、確認の連絡 |
病歴や心身の機能の障害に関する情報は、個人情報保護法の要配慮個人情報にあたります。Webの申込フォームで受け取る場合は、通信の暗号化と、申込を見られる職員の範囲を決めておくことが前提です。あわせて、利用者・ご家族から得ている個人情報の利用・提供の同意の範囲で受け取れるかを、ケアマネジャーと確認しておきます。初回の照会では空きの有無と受け入れの目安だけを聞き、詳しい情報は受け入れを検討する段階で受け取る、と2段階に分ける方法もあります。
受け入れの判断と返信はどう分担する？
Webで受け取るのは申込まで、受け入れの判断と確定の連絡は生活相談員が行います。申込を受け取ったことはその場で自動で返し、判断の結果を返す期限を施設で決めて申込画面に書いておきます。
ショートステイの照会から受け入れ確定までの流れを示す図。空き状況を日付ごとに目安として公開し、ケアマネジャーがWebで申込を送り、施設は受け取ったことを自動で返信し、生活相談員が心身の状態と夜間の体制から受け入れを判断し、決めた期限までに確定または調整の連絡をする5段階を示す。
分担の目安は次のとおりです。
- 自動で行うこと: 申込を受け取った旨の返信、空き状況の表示、申込内容の一覧への登録
- 生活相談員が行うこと: 受け入れの可否の判断、居室の割り当て、確定または調整の連絡
- 看護職員などに確認すること: 医療的なケアが必要な方の受け入れ、服薬の管理方法
返信の期限は「受付から1営業日以内にご連絡します」のように施設の体制で決めます。期限を書いておかないと、申込を送ったケアマネジャーは結果を待てずに電話をかけ、Webで受けた意味が薄れます。
急ぎの依頼（介護者の急な入院など）は、Webの申込とは別に電話の窓口を残しておきます。申込画面に「お急ぎの場合はお電話ください」と書き、電話番号を載せます。
利用日数のルールは予約受付でどう扱う？
連続30日を超える利用と、認定の有効期間に対して長い利用は、申込を受け付ける前にケアマネジャーと確認します。申込画面に連続の日数と認定の有効期間を入れてもらうと、受付の段階で気づけます。
ショートステイには、利用日数に関わるルールが2つあります。
- 連続30日を超える利用: 堺市の案内では、連続した利用が30日を超えた場合、31日目は全額自己負担になると説明されています（堺市「居宅サービス（介護予防）」の案内資料、2026年10月13日確認）
- 認定の有効期間のおおむね半数: 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準第13条第21号では、ケアマネジャーは、利用者の心身の状況などから特に必要と認められる場合を除き、短期入所生活介護と短期入所療養介護の利用日数が要介護認定の有効期間のおおむね半数を超えないようにしなければならないとされています（e-Gov法令検索）
2つ目は、ケアマネジャーが居宅サービス計画を作るときの決まりです。施設が判断するものではありませんが、申込の時点で長い利用に気づけば、受け入れの返信の前に確認の連絡ができます。予約の記録に「今回の入所日から何日連続か」を表示しておくと、延長の相談を受けたときにも30日を超えるかどうかがすぐ分かります。報酬の算定の細かな扱いは、指定権者である自治体の資料で確認してください。
利用日の変更や取り消しはどう受ける？
変更・取り消しの連絡先と期限を、確定の連絡と前日の案内に載せます。取り消し料を設ける場合は、契約書と重要事項説明書に書いた条件どおりに扱います。
ショートステイの取り消しは、利用者の体調の変化で直前に起きることがあります。連絡の窓口を一つにし、受けた取り消しを空き状況の表にすぐ反映すると、その日に空いた居室を別の照会に回せます。取り消し料の考え方と、見学のキャンセルとの違いは、介護施設のキャンセル・無断キャンセル対策｜見学と通所で分ける設計と費用感にまとめています。
送迎の時間の連絡や利用日の変更をご家族から受ける方法は、デイサービスの送迎連絡・利用日変更の受付をデジタル化する方法と考え方が共通しています。利用中の様子をご家族に伝える方法は、介護施設のご家族への情報共有をデジタル化する方法で扱っています。
導入はどの順番で進める？
空き状況の表の公開から始め、次に申込フォーム、最後に返信の文面と予約の記録をそろえます。いきなりFAXを止めず、しばらくは電話・FAXとWebを並行して受けます。
- 空き状況の表を公開する: 週に1回など、更新の頻度を決めて自施設のページに載せる。更新した日時を必ず書く
- 照会でよく聞かれる項目を数える: 2週間ほど、電話で聞かれた内容を「空き」「送迎」「医療的なケア」「料金」に分けて記録する。多かった項目を表の注記に足す
- 申込フォームを作る: 上の5つのまとまりの項目を入れる。既存のFAXの申込書と項目をそろえると、ケアマネジャーが移りやすい
- 返信の文面を決める: 受け取りの自動返信、確定の連絡、調整の連絡の3種類を用意する
- 予約の記録を一つにする: 電話・FAX・Webで受けた申込を同じ一覧に登録し、空き状況の表と連動させる
見学の予約や入居の相談をWebで受けている施設は、同じ受付の仕組みに申込を加えられます。見学予約の進め方は介護施設の見学予約をオンライン化する方法を参照してください。
起こりやすい失敗は？
「空き状況の更新が止まる」「Webの申込を確定と受け取られる」「返信の期限がない」の3つです。
失敗例1: 空き状況の表の更新が止まる。 満床の日に「空きあり」と出ていると、照会の電話で断ることになり、表への信頼がなくなります。更新の担当と曜日を決め、更新日時を表に書きます。
失敗例2: Webの申込を、ケアマネジャーが確定と受け取る。 申込を送った時点で利用が決まったと思われると、受け入れられなかったときに調整が難しくなります。申込画面と自動返信の両方に「この時点では確定していません」と書きます。
失敗例3: 返信の期限を決めていない。 申込の後に返事がないと、ケアマネジャーは別の施設にも照会を始めます。期限を決めて申込画面に書き、期限内に確定できないときは「調整中」の連絡を入れます。
あわせて読みたい
- 介護施設のキャンセル・無断キャンセル対策｜見学と通所で分ける設計と費用感
- デイサービスの送迎連絡・利用日変更の受付をデジタル化する方法｜電話対応を減らす仕組み
- 介護施設の見学予約をオンライン化する方法｜問い合わせから入居までの導線設計
- 介護施設のご家族への情報共有をデジタル化する方法｜伝える内容の分け方と連絡手段
よくある質問
Q. ショートステイの空き状況はWebで公開しても大丈夫ですか？
A. 予約の確定ではなく照会の目安として、日付ごとに「空きあり・要相談・満床」で示し、更新日時を添える形であれば公開できます。表の上に「利用の確定は申込の後に生活相談員から連絡する」と書いておきます。
Q. Webの申込では何を受け取ればよいですか？
A. 利用希望日、利用者の基本情報と要介護度・認定の有効期間、心身の状態と必要なケア、送迎の要否と住所、ケアマネジャーの連絡先です。病歴などは要配慮個人情報にあたるため、フォームの暗号化と閲覧できる職員の範囲を決め、利用者・ご家族の同意の範囲で受け取れるかをケアマネジャーと確認しておきます。
Q. Webで申込を受けたら、そのまま利用を確定してよいですか？
A. 受け入れの判断は生活相談員が行い、必要に応じて看護職員に確認してから確定の連絡をします。Webで自動にするのは、申込を受け取ったことの返信と一覧への登録までにします。
Q. 30日を超える利用の申込はどう扱えばよいですか？
A. 連続した利用が30日を超えると31日目は全額自己負担になると自治体の案内で説明されています。申込に連続の日数を入れてもらい、30日を超える場合は受け付ける前にケアマネジャーと扱いを確認します。
まとめ
- 空き状況は日付ごと・男女と居室の種類ごとに3段階の目安で公開し、更新日時を添える
- 申込で利用希望日・基本情報と認定の有効期間・心身の状態・送迎・ケアマネジャーの連絡先を受け取る
- Webで自動にするのは受け取りの返信まで。受け入れの判断と確定は生活相談員が行い、返信の期限を書く
- 連続30日を超える利用や長い利用は、受け付ける前にケアマネジャーと確認する
- 表の公開から始め、電話・FAXとWebをしばらく並行して受ける
今日の作業としては、来月分の空床表を「空きあり・要相談・満床」の3段階に書き直してみてください。その表が、公開する空き状況の下書きになります。見学予約・問い合わせ・ご家族への連絡を1つの仕組みで扱う方法は、介護・福祉施設向けの予約・顧客管理システムで紹介しています。